Panduan Singkat : Membuat Mail Merge menggunakan MS Word dan MS Excel (Office 2010)

Membuat mail merge menggunakan MS Word dan MS Excel  (Office2010)

Untuk  membuat mail merge kita harus memiliki dua dokumen, yaitu:

1.  Dokumen Utama, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

2.  Data Penerima, yaitu dokumen yang berisi data penerima yang dituju.

Sesuai dengan Judul di atas tentu saja Dokumen Utama kita ketik menggunakan MS Word dan Data Penerima kita ketik menggunakan MS Excel (selain itu bisa juga menggunakan data base lainnya seperti dengan MS Access, ataupun dengan memanfaatkan Contact pada Outlook dan sebagainya)

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

1. Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama Mail Merge

1) Buka MS word

2) Buat isi dokumen yang akan dibuat mail merge

3) Simpan dokumen surat tersebut dengan nama file sesuai keinginan, misalnya : AAR

2. Membuat Data Penerima

1) Buka MS excel

2) Ketik data penerima pada worksheet yang ada seperti biasa, misalnya NAMA pada kolom pertama, ALAMAT penerima pada kolom ke dua, dan nomor TELEPON pada kolom ke tiga, dan seterusnya.

3) Simpan data penerima tersebut dengan nama file sesuai keinginan, misalnya : TEA

3. Menggabungkan Document Utama dengan Data Penerima

1) Buka kembali Dokumen Utama yang telah dibuat dengan MS word di atas (AAR).

2) Ubah dokumen utama menjadi format dokumen Letter :  Maillings > Star Mail Merge > Letters.

3) Pilih file data alamat yang akan dikirim : Maillings > Select Recipients > Use Existing List > (Pilih File yang telah dibuat dengan MS excel di atas (TEA) > OK.

4) Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di samping “Kepada Yth :  ”

5) Kemudian klik : Maillings > Insert Merge Field > NAMA > Insert > Close

     Ulangi untuk field lainnya : Maillings > Insert Merge Field > ALAMAT > Insert > Close

     Ulangi untuk field lainnya : Maillings > Insert Merge Field > TELEPON > Insert > Close

4. Menampilkan Data Penerima pada Dokument Utama (memeriksa hasil pekerjaan)

1) Klik tab Mailings

2) Klik tombol Preview Results, Data penerima telah tergabung pada Dokumen Utama.

3) Klik tanda panah di samping Preview Results untuk melihat halaman berikutnya.

5. Mencetak Mail Merge

Langkah terakhir yaitu mencetak hasil, klik : Finish & Merge > Print Documents

untuk mencetak ada 3 pilihan : All untuk mencetak semua halaman, Current recorduntuk mencetak pada halaman yang aktif, dan From… To…  untuk mencetak halaman yang dipilih saja.

Selamat Mencoba …!